Politique de confidentialité

Dernière mise à jour: 21 avril 2022

Grayhawk mérite votre confiance en adhérant aux principes de protection de la vie privée afin de protéger vos informations personnelles. “Grayhawk” et “Grayhawk Patrimoine” sont des noms commerciaux de Grayhawk INvestment Strategies Inc.

La présente politique de confidentialité explique les mesures que nous prenons pour respecter ces engagements.

À PROPOS DE CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Cette politique s’applique à la collecte, l’utilisation, le stockage ou la divulgation par Grayhawk d’informations personnelles obtenues par le biais de :

  • Notre site Web situé à l’adresse https://grayhawkwealth.com/ ;
  • Nos services, programmes et offres ;
  • Des demandes d’information sur nos produits, services et programmes ;
  • Nos processus de recrutement ; et 
  • Toute autre interaction que vous pouvez avoir avec nous (par téléphone, par courriel ou en personne, y compris par l’intermédiaire de nos conseillers).

Cette politique n’est pas destinée à couvrir les informations autres que les informations personnelles, telles que les informations commerciales ou anonymes.

INFORMATIONS PERSONNELLES

Le terme “informations personnelles” désigne les informations, factuelles ou subjectives, qui vous identifient ou peuvent être utilisées pour vous identifier.

QUELLES SONT LES INFORMATIONS PERSONNELLES RECUEILLIES PAR GRAYHAWK ?

Le type d’informations que nous recueillons est fonction de notre relation avec vous. Nous limitons la quantité et le type de renseignements personnels recueillis à ce qui est nécessaire à leur finalité. Les renseignements personnels sont principalement recueillis lorsque vous établissez pour la première fois votre relation avec Grayhawk ou lorsque les circonstances changent au fil du temps.

  • En tant que client privé, sur une base individuelle, nous pouvons recueillir les types de renseignements personnels suivants : vos nom et prénom, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique, votre date de naissance, votre citoyenneté, vos numéros d’identification fiscale tels que le numéro d’assurance sociale (NAS), vos pièces d’identité délivrées par le gouvernement, des informations sur votre éducation, vos antécédents en matière de crédit et votre emploi, ainsi que vos informations financières telles que votre revenu annuel, vos actifs et passifs, vos informations bancaires et vos transactions financières.  
    • Dans certains cas, nous pouvons recueillir les renseignements personnels de tiers associés à vous, comme votre conjoint ou d’autres membres de votre famille, lorsque ces renseignements sont exigés par la loi ou sont nécessaires pour vous fournir des services.
  • Pour les entreprises clientes, nous pouvons recueillir des informations supplémentaires qui peuvent inclure les informations personnelles mentionnées ci-dessus pour chacun des dirigeants, administrateurs, propriétaires, actionnaires, fiduciaires, personnes autorisées, partenaires ou liquidateurs.
  • Nous pouvons également recueillir des informations vous concernant lorsque vous nous fournissez des commentaires ou demandez des informations sur nos services, produits et programmes.
  • Si vous postulez à un emploi chez nous, nous pouvons recueillir les types d’informations suivants auprès de vous ou de vos anciens employeurs : Nom, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale, curriculum vitae, lettre de présentation, antécédents en matière de crédit et de criminalité, informations de vérification des références, informations provenant d’entretiens, preuve d’admissibilité au travail, informations d’identification (par exemple, informations sur le permis de conduire), salaire, autres informations sensibles et démographiques.

COMMENT RECUEILLONS-NOUS VOS INFORMATIONS PERSONNELLES?

Nous recueillons vos renseignements personnels au moment où vous devenez un nouveau client de Grayhawk, au moment où vous faites l’acquisition de produits et services supplémentaires auprès de nous et lorsque nous communiquons avec vous pour gérer votre compte chez nous. Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels directement auprès de vous ou auprès de tiers avec votre consentement (si nécessaire). Nous continuons à recueillir et à mettre à jour des informations personnelles tout au long de notre relation avec vous. Par exemple, nous recueillons vos informations personnelles par le biais de :

  • Nos accords de service et notre correspondance écrite avec vous ;
  • Vos discussions avec vos conseillers en placement; ou
  • Vos visites sur notre site Web. Pour plus d’informations à ce sujet, voir ci-dessous la rubrique “Notre site Web”. 

NOTRE SITE WEB

Chaque fois que vous visitez les pages de notre site web, nous recueillons la date, l’heure, le type de navigateur, le nom du fournisseur de services Internet du visiteur, le site qui nous a renvoyé le visiteur, les pages demandées, l’historique de navigation et l’adresse IP du visiteur. Les informations qui précèdent ne contiennent généralement aucun élément permettant d’identifier personnellement les utilisateurs. Si vous vous opposez à cette collecte d’informations, vous ne devez pas utiliser ou accéder à notre site web. Nous utilisons ces informations pour notre journal d’audit de sécurité interne, l’analyse des tendances et l’administration du système, et pour recueillir des informations démographiques générales sur notre base d’utilisateurs pour une utilisation globale. Ces informations peuvent être partagées avec des tiers afin de nous fournir des services ou d’analyser, stocker ou agréger les informations.

Cookies

Notre site web peut utiliser des “cookies”. Un “cookie” est une petite ligne de données envoyée à votre navigateur Internet par un serveur Web et stockée sur le disque dur de votre ordinateur. Les cookies peuvent déterminer comment et quand vous utilisez un site, et quel site vous avez visité juste avant. Un cookie n’endommage pas votre système et identifie votre navigateur, pas vous personnellement. Nous utilisons les cookies pour identifier les zones de notre réseau que vous avez visitées, afin que ces pages soient facilement accessibles lors de votre prochaine visite ou pour personnaliser nos offres et services numériques.

Vous pouvez gérer les cookies du site web dans les paramètres de votre navigateur, et vous avez toujours le choix de modifier ces paramètres en acceptant, rejetant ou supprimant les cookies.  Veuillez noter que si vous désactivez ou supprimez les cookies, le site Web peut ne pas fonctionner pleinement ou comme prévu. Consultez la page de l’Alliance de la publicité numérique du Canada à l’adresse https://youradchoices.ca/en/tools pour plus d’informations sur la manière de gérer et de supprimer les cookies et autres publicités ciblées.

Notre site Web peut faire appel à des tiers, notamment Google Analytics, pour nous aider à recueillir et à analyser des informations des zones visitées sur les sites Web afin de mieux comprendre, évaluer et améliorer l’expérience des utilisateurs et la commodité des sites Web.  Vous pouvez en savoir plus sur les pratiques de Google en matière de Google Analytics en consultant les règles de confidentialité de Google à l’adresse https://policies.google.com/technologies/partner-sites. Vous pouvez consulter les options de désactivation actuellement disponibles chez Google à l’adresse https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

IDENTIFICATION DES OBJECTIFS

Au début de notre relation de travail avec vous, nous nous efforcerons d’expliquer pourquoi et à quelles fins nous recueillons vos informations privées, avant ou au moment de la collecte de ces informations. Pour vous protéger, Grayhawk ne recueillera, n’utilisera ni ne divulguera aucune information personnelle d’une manière autre que celle que nous vous indiquons lorsque nous la recueillons, à moins que la loi applicable ne nous y autorise. Si un nouvel objectif d’utilisation de vos informations personnelles se développe, nous vous en informerons.

CONSENTEMENT

Nous ne recueillons des informations que par des moyens légaux. Dans le cadre de l’utilisation de nos produits, programmes et services ou de l’interaction avec nous, nous pouvons recueillir et traiter certains détails vous concernant. Dans ce cas, nous collecterons, utiliserons ou partagerons vos informations personnelles avec votre consentement aux fins identifiées ou tel qu’autrement autorisé ou requis par la loi. Conformément à nos obligations en matière de protection de la vie privée, nous pouvons obtenir votre autorisation sur la base d’un consentement implicite (notamment par le biais de la présente politique de protection de la vie privée) ou par d’autres moyens (comme un consentement explicite). Toutefois, dans certaines situations, la loi nous autorise à collecter, utiliser ou divulguer des informations personnelles sans votre consentement.

Vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à ce que nous recueillions, utilisions ou partagions vos informations personnelles, tant qu’aucune exigence légale ou contractuelle ne nous oblige à traiter vos informations. Toutefois, selon les circonstances, le retrait de votre consentement peut avoir une incidence sur notre capacité à vous servir.

POURQUOI NOUS VOUS DEMANDONS VOS INFORMATIONS PERSONNELLES?

Grayhawk recueille vos informations personnelles pour diverses raisons. 

  • Nous recueillons vos renseignements personnels pour établir et maintenir nos obligations contractuelles et vous fournir les produits et services que nous avons convenu de vous fournir : Cela comprend la facturation et le recouvrement, et ce que nous jugeons nécessaire ou approprié pour protéger, faire respecter ou défendre les droits légaux, la vie privée, la sécurité ou la propriété du site Web, de nos employés ou agents, ou d’autres utilisateurs, ou pour nous conformer à la loi.
  • Nous demandons vos informations personnelles pour satisfaire à nos obligations légales et réglementaires : Pour satisfaire à nos obligations de “connaissance du client” en vertu de la réglementation sur les valeurs mobilières, pour vérifier votre identité en vertu de la réglementation sur la lutte contre le blanchiment d’argent et pour nous conformer aux obligations de déclaration fiscale.  
  • Nous devons recueillir des informations personnelles pour confirmer votre identité et vérifier les informations que vous nous avez fournies, notamment pour vous protéger et nous protéger contre les erreurs et la fraude : Nous vous demanderons votre nom, votre adresse, vos numéros de téléphone (y compris mobile), votre adresse électronique et votre date de naissance, et nous pourrons vous demander d’autres formes d’identification telles qu’un permis de conduire valide, un passeport ou une facture récente de services publics. Nous confirmerons votre identification soit en examinant votre identification gouvernementale, soit en obtenant votre consentement pour effectuer des vérifications de crédit externes auprès de fournisseurs de services externes. 
  • Nous vous demandons des informations financières afin d’évaluer votre admissibilité et votre aptitude à utiliser nos produits et services : Nous vous poserons une série de questions pour mieux comprendre vos antécédents financiers, vos besoins, vos objectifs, votre situation financière et votre situation familiale afin de nous assurer que toutes nos recommandations d’investissement sont adaptées. Nous vous interrogerons également sur l’origine de vos fonds ou actifs entrants et sur l’objectif de votre investissement chez Grayhawk. Pour évaluer vos objectifs financiers globaux, nous vous demanderons si vous avez des comptes de placement détenus dans d’autres institutions financières.
  • Nous avons besoin de vos coordonnées pour communiquer avec vous : Nous pouvons communiquer avec vous par téléphone, courrier, courriel, SMS ou autres moyens électroniques pour vous fournir des informations relatives à vos comptes ou aux nouveaux produits, offres de services, événements ou informations générales sur le secteur d’activité de Grayhawk.
  • Nous pouvons avoir besoin d’informations sur votre famille et vos proches : Dans certaines circonstances, nous pouvons avoir besoin d’informations sur votre conjoint, votre tuteur légal, vos enfants, vos bénéficiaires ou vos représentants personnels.
  • Nous pouvons utiliser vos informations personnelles pour administrer des enquêtes ou demander un retour d’information afin d’améliorer et de gérer notre relation avec vous.
  • Si vous avez postulé à un emploi chez nous : Afin de faciliter le processus de recrutement, y compris pour vous évaluer pour des postes futurs.
  • Pour rechercher, analyser, développer, gérer, protéger et améliorer nos opérations commerciales, nos produits et services (y compris notre site Web), pour offrir une expérience plus personnalisée et pour tester de nouveaux produits et offres de services, y compris :
    • Vérification, analyse de données et recherche pour nous aider à fournir et à améliorer nos plateformes numériques, notre contenu et nos services.
    • Le suivi et l’analyse des tendances, de l’utilisation et des activités en rapport avec nos produits, programmes et services pour comprendre quelles parties de nos services et offres sont les plus intéressantes et pour améliorer la conception et le contenu des programmes et services.
  • Faciliter nos besoins commerciaux et opérationnels.
  • Si la loi l’autorise ou l’exige, ou si nous vous en informons.

LE PARTAGE DE VOS INFORMATIONS

Nous ne vendons, n’échangeons ni ne louons les informations personnelles de nos clients.

Grayhawk peut partager des informations personnelles avec des sociétés affiliées et des partenaires et peut engager des tiers pour traiter les informations personnelles en son nom.  Ces tiers sont tenus de protéger les données et de limiter l’utilisation et la divulgation des informations aux fins spécifiques pour lesquelles nous les avons fournies. Par exemple, Grayhawk peut partager des informations personnelles :

  • Avec des prestataires de services tiers :Nous pouvons faire appel à des prestataires de services pour nous fournir divers services tels que la technologie, l’administration, la garde, l’impression, le marketing, le juridique et la comptabilité. Dans le cadre de la fourniture de ces services, nos fournisseurs peuvent recueillir vos informations personnelles ou y avoir accès. Les fournisseurs de services travaillant aux côtés de Grayhawk sont tenus de signer des contrats les obligeant à protéger la vie privée et la confidentialité des informations personnelles qui leur sont fournies, afin de leur permettre de remplir leur fonction.
  • Dans le cadre d’une transaction :Nous pouvons être impliqués, de temps à autre, dans des transactions visant à vendre des parties de notre activité ou de nos actifs ou à fusionner avec d’autres entreprises. Comme les informations relatives à nos clients peuvent faire partie de telles transactions, nous pouvons utiliser ou divulguer ces informations à d’autres parties impliquées dans la transaction. Dans ce cas, les informations partagées sont limitées à ce qui est nécessaire pour réaliser la transaction, et nous prenons les mesures appropriées pour protéger les informations contre une utilisation ou une divulgation inappropriée.
  • Pour se conformer aux obligations légales : Par exemple, en réponse à une ordonnance du tribunal ou à une assignation à comparaître. Nous pouvons également divulguer ces informations en réponse à la demande d’un organisme d’application de la loi. En outre, nous pouvons partager des informations personnelles avec des organismes gouvernementaux et réglementaires pour répondre à nos obligations en matière de conformité, de réglementation et de gestion des risques ou pour nous conformer à la loi.
  • Avec nos partenaires et sociétés affiliées :Nous pouvons partager des informations avec nos affiliés et partenaires commerciaux pour répondre à nos exigences légales et de conformité et à nos besoins opérationnels.

INFORMATIONS DÉPERSONNALISÉES, AGRÉGÉES OU ANONYMISÉES

Nous pouvons générer des informations dépersonnalisées, agrégées ou anonymisées à partir d’informations personnelles. Ces informations ne révèlent pas votre identité.

Nous pouvons utiliser des informations dépersonnalisées, agrégées ou anonymisées pour effectuer des recherches, compiler des ensembles de données agrégées, des statistiques et des rapports et effectuer des analyses sur les produits, les programmes, les services, les normes de service, les opérations commerciales et les tendances de Grayhawk à l’usage de Grayhawk, de ses sociétés affiliées et de nos prestataires de services tiers respectifs, notamment pour comprendre nos performances ou pour développer des produits, services ou programmes pertinents.

Ces informations peuvent également être partagées avec des tiers à des fins de rapport et d’utilisation statistique spécifiées par contrat, ainsi qu’avec nos prestataires de services, notamment pour créer des documents de marketing, des études de cas, des publications de recherche et des analyses statistiques.

PROTECTION DE VOS INFORMATIONS

Les informations personnelles sont protégées par des mesures de sécurité adaptées au niveau de sensibilité des informations. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des diverses mesures de sécurité que nous prenons pour protéger vos informations personnelles conformément à nos obligations en matière de confidentialité :

  • Nous stockons les informations personnelles des clients sous forme électronique sur des systèmes informatiques de niveau entreprise, auxquels seules les personnes autorisées ont accès.
  • Nous disposons de nombreux contrôles de sécurité pour protéger ces systèmes, y compris, mais sans s’y limiter, l’authentification à facteurs multiples, la surveillance et la protection antivirus/malware/ransomware.
  • Nous conservons des copies de nos données dans un lieu hors site à des fins de reprise après sinistre.
  • Nous formons nos employés à garder les informations personnelles des clients strictement privées et confidentielles. Nous demandons à tous les membres du personnel de certifier qu’ils suivront nos politiques et procédures qui les obligent à respecter et à protéger les informations personnelles des clients. Nous veillons à ce que les employés qui quittent l’entreprise comprennent qu’ils restent contractuellement tenus de respecter la confidentialité des informations personnelles des clients.
  • Des contrôles appropriés sont en place sur les systèmes informatiques et ces contrôles sont examinés en permanence pour garantir la conformité aux politiques de Grayhawk en matière de sécurité et de confidentialité.
  • Lorsque vous ouvrez un compte chez Grayhawk, vous ouvrez également un compte et signez une convention de compte avec un dépositaire. Le dépositaire assure la garde de vos titres ainsi que l’exécution des transactions, la compensation et d’autres services. Nous partagerons des informations personnelles avec le dépositaire de votre compte. Ces informations nous permettront de vous fournir les services et les informations que vous attendez de nous et que nous sommes tenus de vous fournir en vertu de la réglementation en vigueur.
  • En outre, Grayhawk aspire à maintenir un bureau sans papier et fait tous les efforts raisonnables pour sécuriser, stocker et sauvegarder tous nos fichiers, y compris vos informations personnelles, dans un environnement électronique. Dans des circonstances exceptionnelles, Grayhawk recevra, acceptera, stockera et protégera des documents papier. Grayhawk convertira dès que possible tous les documents papier en copies électroniques pour un stockage sécurisé à plus long terme.  Nous déchiquetons tous les documents papier lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.

LA FAÇON DONT VOUS POUVEZ SÉCURISER LES INFORMATIONS QUE VOUS PARTAGEZ AVEC NOUS

Grayhawk fournit à tous ses clients un accès en ligne sécurisé pour échanger des informations personnelles et financières vous concernant, vos services et votre/vos compte(s). L’accès en ligne à vos informations personnelles est protégé afin que vous soyez le seul à pouvoir y accéder. Toutefois, il vous incombe de veiller à la sécurité de votre identifiant de connexion et de votre mot de passe uniques. Vous devez éviter de choisir un mot de passe évident, tel qu’une adresse postale, une date de naissance ou un numéro de téléphone, et changer votre mot de passe régulièrement, afin de réduire les risques d’utilisation non autorisée. Tout identifiant de connexion Web, mot de passe ou tout autre élément d’information choisi par vous ou qui vous est fourni dans le cadre des procédures de sécurité de Grayhawk doit être considéré comme confidentiel et personnel, et vous ne devez le divulguer à aucune autre personne ou entité.

En raison des risques de cybersécurité associés aux communications par courrier électronique, Grayhawk ne peut pas garantir la confidentialité des informations de tout courrier électronique non crypté que vous envoyez et que le message restera confidentiel pendant sa transmission. Pour assurer la sécurité de vos informations personnelles, nous vous demandons de vous abstenir d’envoyer des informations personnelles non cryptées par courrier électronique ou toute autre information sensible que vous ne souhaitez pas partager sans votre consentement préalable. Grayhawk vous permettra, dans la mesure du possible et uniquement dans des circonstances exceptionnelles, d’envoyer par courrier électronique des documents scannés dans un format crypté.  

Ne répondez pas aux messages textuels, aux pop-ups, aux courriels ou à d’autres demandes Internet qui vous demandent de révéler des informations personnelles sur vous-même ou sur votre compte lorsque vous utilisez les Services. Grayhawk ne vous enverra jamais de messages ou de courriels non sollicités vous demandant votre mot de passe, votre carte de crédit, vos numéros de compte, etc. Grayhawk ne vous demandera jamais de valider ou de restaurer votre compte ou l’accès à votre compte en ligne par le biais de messages ou de courriels non sollicités.

CONSERVATION DE VOTRE INFORMATION 

Nous ne conservons vos informations qu’aussi longtemps que cela est nécessaire sur le plan opérationnel ou légal. Lorsque nous n’avons plus besoin de ces informations, elles sont soit détruites, soit rendues anonymes.

PRÉCISION

Grayhawk veillera à ce que les renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que l’exigent ses objectifs. De temps à autre, nous vous demanderons de confirmer l’exactitude de vos renseignements personnels. Nous recueillons la plupart de vos informations directement auprès de vous. Nous pouvons toutefois recueillir des informations supplémentaires auprès d’autres sources, notamment des agences d’évaluation du crédit, d’autres courtiers en valeurs mobilières ou institutions financières.

HYPERLIENS

Notre site Web et nos ressources en ligne peuvent contenir des hyperliens permettant aux utilisateurs de visiter d’autres sites exploités par d’autres entreprises.  Grayhawk n’est pas responsable des pratiques en matière de protection de la vie privée, des pratiques commerciales ou du contenu de ces sites Web vers lesquels nous proposons des liens. Si vous accédez à ces sites Web tiers, soit directement, soit par l’intermédiaire du site Web, vous devez consulter la politique de confidentialité de chaque site.

L’ACCÈS ET LA CORRECTION DE VOS INFORMATIONS

Sur demande écrite adressée à compliance@grayhawkwealth.com, vous serez informé de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de vos informations et vous pourrez y avoir accès. Vous pouvez vérifier l’exactitude et l’exhaustivité de vos informations et demander qu’elles soient modifiées le cas échéant. Veuillez noter qu’il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir toutes les informations que vous demandez, selon les circonstances.

CONTACTEZ-NOUS

Le responsable de la conformité de Grayhawk fait également office de responsable de la confidentialité et est chargé de contrôler l’adhésion de l’entreprise à notre politique de confidentialité. Pour de plus amples informations ou pour faire part de vos questions et préoccupations concernant la confidentialité, veuillez contacter Grayhawk en nous envoyant un courriel à compliance@grayhawkwealth.com.

MODIFICATIONS DE NOTRE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous pouvons modifier cet avis de temps à autre et nous publierons la version la plus récente en ligne.